Boleh aja punya pengurus yang ambisus! Yap, selama untuk kemajuan klub kenapa nggak?
Salah satu ambisi positif adalah membuat event gede dan akbar yang dibuat rutin.
Fakta sudah berkata, beberapa klub sohor gape bikin klub akbar.
Comot brothers di HDCI (Harley-Davidson Club Indonesia), Bikers Brotherhoood MC, Scooter Owner Group, Trabas, Ikatan Motor Banjar, Tiger Association Group Bandung dan banyak lagi.
Mereka sangat inspiratif dan jadi tolok ukur klub lainnya.
(BACA JUGA : Royal Riders Indonesia, Komunitas Royal Enfield)
Tentu untuk membuatnya kita wajib ancang-ancang jauh hari. Kita mesti mikirin banyak hal dari hal kecil sampai gede
Perencanan harus matang!
“Kita sebagai tuan rumah harus memberikan rasa nyaman pada tamu undangan dan peserta,” ucap Ir. Soedrajat dari Ikatan Motor Banjar yang merangkap jadi Korwil IMI Kota Banjar Jawa Barat.
Ajat Doglo begitu kerap ia disapa, sukses mengadakan Banjar Otomotif Party (BOP) dan berbarengan dengan Jambore Adventure Trail (JAT).
Jika suatu club memiliki kepengurusan dari daerah sampai pusat, harus ada koordinasi yang jelas.
“Apalagi jika acara tersebut berskala nasional ataupun internasional, harus ada pemaparan atau ekpose kegiatan lebih dulu di hadapan pengurus pusat,” jelas Humas HDCI Pusat S. Maulana.
Selain itu Maulana menjelaskan kegiatan HDCI sebetulnya terbuka untuk umum, sehingga selain perizinan penentuan lokasi kegiatan pun jadi perhatian.
Salah satu yang krusial menurut Maulana, lokasi penginapan.
“Meskipun tidak ada batasan untuk jenis penginapan, tapi ini hal yang krusial,” ujarnya. Selain itu akses jalan yang aman pun tidak luput dari perhatian.
Hal senada diungkapkan Abo Sugiman dari Pangandaran Scooter Association (PASCA). PASCA yang akan mengadakan Anniversary ke-16 bulan ini, tentunya memiliki banyak pengalaman.
“Perizinan sudah jelas harus ditempuh, terlebih izin lingkungan setempat,” ujar Abo.
Kemudian lokasi kumpul harus diperhatikan, misalnya tempatnya harus luas dan terdapat MCK.
Maka dari itu panitia atau penyelenggara dalam perencanaan harus memperhatikan lokasi event atau gelaran.
Kemudian untuk pembiayaan, Ajat dari Ikatan Motor Banjar (IMB) dan Maulana dari Harley-Davidson Club Indonesia (HDCI) menggandeng pihak sponsor.
“Maka dari itu segala keperluan dari mulai perizinan dan pemilihan tempat yang representatif harus sangat diperhatikan,” jelas Ajat.
Dengan perencanaan yang matang, membantu negosiasi dengan pihak sponsor.
Disampaikan juga media atau alat untuk publikasi dan penempatannya.
Berbagai media publiksi digunakan seperti pamflet, baligo, spanduk, media cetak, radio, media social dan lain-lain.
“Kordinasi antar panitia, pemilihan lokasi, round down acara juga wajib dipikirkan serius,” tambah Boy Januar Ariska, salah satu founder Scooter Owners Group. Klub ini langganan bikin event akbar berskala Asean, semisal Jambore Scooter Asia Tenggara beberapa waktu lalu.
Maulana setuju dengan paparan di atas.
”Di HDCI, kami selalu membuat gathering media. Untuk mempublikasikan kegiatan, media memiliki gambaran tentang kegiatan yang akan dilaksanakan,” jelas pria ramah ini.
Selain media gathering tentunya undangan khusus pada club-club motor.
“Undangan ini bukan hanya diberikan pada club atau komunitas motor besar saja melainkan motor cc kecil pun kami undang,” ujar Maulana.
Klub PASCAL menambahkan,
”Untuk pembiayaan kebanyakan dari swadaya anggota. Kami tidak mencari sponsor seluruhnya dari urunan anggota,” ujar Abo Sugiman.
Kuncinya menurut Abo, kesolidan anggota harus dijaga. Dengan anggota yang solid mengadakan acara tidak terpaku pada sponsor.
“Kita paling mendapatkan bantuan dari dinas terkait,” jelas Abo yang tengah mempersiapkan acara akbar di Pangandaran Jawa Barat.
Intinya mengadakan event anniversary atau apapun persiapan harus matang.
Penentuan kepanitiaan atau club yang terlibat.
“Panitia akan berpengaruh pada sponsor,” sambung Ajat yang telah berhasil mengadakan Banjar Otomotif Party yang tahun ini ke-13.
Tuh, tips dari mereka layak kita jadikan masukan. Selamat bikin event gede! (www.motorplus-online.com)